#ChangeManagement #Methoden

Change-Projekte mit den richtigen Methoden erfolgreich unterstützen

23. November 2022

Das Thema Change Management hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Dies ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass Unternehmen anpassungsfähiger und agiler geworden sind. Spätestens seit dem Beginn der Corona-Pandemie, haben wir eine deutliche Flexibilisierung der Arbeitsprozesse erlebt.

Bei acterience haben wir uns diesem Trend frühzeitig gewidmet und im Bereich Change Management ein Team von Berater:innen etabliert, die es sich, neben der täglichen Projektarbeit zur Aufgabe gemacht haben, einen Methodenbaukasten zu entwickeln, um gezielt bei Change-Projekten unterstützen zu können. Der Methodenbaukasten orientiert sich am 5-Phasen-Modell von Krüger.

Nachfolgend stellen wir aus jeder der fünf Phasen ein entsprechendes Tool vor, das acterience hilft, die Change-Bedarfe seiner Kund:innen zu verstehen und umzusetzen.

Methoden zur Unterstützung des Change-Prozesses nach Phase

01 – Initialisierung

02 – Konzeption

03 – Mobilisierung

04 – Umsetzung

05 – Verfestigung

01

Initialisierung

Alles beginnt mit dem ersten Schritt.

In der Phase der Initialisierung ist es besonders wichtig herauszufinden, welche Veränderung sich der Kunde wünscht. Dafür ist es dienlich, gemeinsam eine Vision auszuarbeiten.

Eine Vision ist eine motivierende, realistische und detaillierte Vorstellung der Situation nach einer
Veränderung – sogenannte Zukunftsbilder. Mit einer Vision wird eine Richtung angegeben, in die sich das Unternehmen entwickeln soll. Die Vision drückt aus, wo und wofür das Unternehmen in der Zukunft stehen will.

02

Konzeption

In der zweiten Phase wird mit den Kund:innen ein Konzept erarbeitet wie die Veränderung gelingen kann.

Denn nur wenn man konkrete Ziele verfolgt, läuft man in die richtige Richtung und weiß, wann man angekommen ist. Ganz nach dem Philosoph Michel de Montaigne: „Kein Wind ist demjenigen günstig, der nicht weiß, wohin er segeln will.“

Neben Empathy Maps, Change- & Impactanalysen und Beziehungslandkarten bedienen wir uns in dieser Phase dem Tool des Design Thinking.

Zwei Punkte sind hier besonders entscheidend: Durch Design Thinking konzipiert man erstens alle Maßnahmen aus der Brille des Betroffenen und setzt zweitens darauf, diese zunächst prototypisch zu testen, bevor etwas im Großen realisiert wird.

Design Thinking

Design Thinking is
thinking while doing

Die nutzerorientierte Methode hilft bei der Lösung von Problemen und Verprobung von neuen Ideen.

In einem multidisziplinären Team wird tiefgründig erforscht:

Wer ist mein Kunde?

Wie erlebt mein Kunde das Produkt / den Service?

Was für ein Problem bzw. Bedürfnis hat mein Kunde?

Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse werden Ideen zur Lösungsfindung generiert. Die gesammelten Ideen werden anschließend in physische Prototypen umgesetzt, um diese für den Kunden erlebbar zu machen und um weiteres Feedback zu erhalten.

03

Mobilisierung

In der Phase der Mobilisierung geht es darum, die angestrebten Veränderungen an die Mitarbeiter:innen zu kommunizieren.

Um das Vorhaben in das Team unserer Kund:innen zu tragen, bedienen wir uns wieder aus einer Vielzahl an möglichen Tools. Das können sowohl klassisch bewährte Kommunikations-Formate wie Intranet oder Newsletter sein, als auch interaktive Beteiligungs-Konzepte in Form von Workshops wie World Café oder Roadshow Veranstaltungen. Wir können Dank unseres Methodenbaukastens individuell unterstützen.

Im Folgenden wird das Konzept World Café vorgestellt. Das entscheidende daran ist, dass die Mitarbeiter:innen selbst einen Input zur Veränderung beitragen können. Denn in der Phase der Mobilisierung geht es auch darum, eine Begeisterung bei den Mitarbeitenden zu wecken und diese zu involvieren. Wenn die Mitareiter:innen dann auch noch Input geben, entsteht eine Win-Win-Situation und jede/r hat das Gefühl gehört zu werden und seinen/ihren Beitrag leisten zu können.

World Café – Methode und Mehrwert

Diese Methode nutzt den Austausch großer heterogener Gruppen zur Optimierung von Verfahren, Sammlung neuer Ideen und schnellen Ableitung von Handlungsmaßnahmen.

Methode

Das World Café ist ein Großgruppenverfahren, das dazu dient, Menschen miteinander ins Gespräch zu bringen. Die Kaffeehausatmosphäre sorgt für eine gemütliche Umgebung, die einen kreativen und ungezwungenen Austausch fördert.
In wechselnden Kleingruppen, werden gezielte Fragestellungen diskutiert und so Probleme sowie Optimierungspotenzial identifiziert, Ideen ausgetauscht und Meinungen geteilt.
Das Ziel ist es, innerhalb kurzer Zeit, eine Vielzahl an Ideen, Konzepten und Vorschlägen zu erarbeiten.

Mehrwert

Perspektivwechsel durch abteilungs- und hierarchieübergreifende Mischung der Teilnehmer sorgt für ganzheitliche Betrachtung der Fragestellung.
Von Erfahrungen und Wissen aller profitieren.
Kleine Gruppen vermindern Berührungsängste und sorgen dafür, dass sich jede:r einbringen kann.
Stimmungen erfassen.
Optimierungspotenzial aufdecken und Maßnahmen ableiten.

04

Umsetzung

In der Umsetzungsphase werden die zuvor detailliert konzipierten Maßnahmen realisiert.

Damit dies bestmöglich gelingt, ist es wichtig, eine kontinuierliche Kommunikation und Einbindung der gesamten Organisation zu gewährleisten. Ob über Sprechstunden & Support, Schulungsdurchführungen oder Key User Konzept, unser Methodenbaukasten liefert das passende Tool.

Nachfolgend widmen wir uns der Community of Practice.

Potential (1. Phase)

Eine oder mehrere Personen nehmen sich einer bestimmten Thematik an.

Vereinigung (2. Phase)

Bildung einer Grundstruktur, in welcher Ziele, Kommunikationswege und Aufgaben definiert werden.

Reifung (3. Phase)

Start des Wissensaufbaus und des Austausches innerhalb der Wissensgemeinschaft. Die in der 2. Phase definierten Ziele, Aufgaben und Kommunikationswege werden fortlaufend bewertet und an die Bedürfnisse der Mitglieder angepasst

Verantwortung (4. Phase)

Es wurde ein Stand des Wissensaufbaus erreicht, welcher akzeptabel für die Mitglieder ist. In dieser Phase ist der Anteil an entnommen Informationen größer als der der eingepflegten Informationen.

Umwandlung (5. Phase)

In der letzten Phase wird auf andere Quellen ausgewichen bzw. die Thematik verliert an Bedeutung, weshalb die Gemeinschaft zunehmend an Gewicht als zentraler Informationsknotenpunkt verliert.

05

Verfestigung

In der letzten Phase geht es darum, die erfolgreichen Veränderungen beizubehalten und zu verinnerlichen.

Ein entscheidender Bestandteil dabei ist es, die funktionalen Maßnahmen im Arbeitsalltag zu verinnerlichen, so dass diese Bestandteil des täglichen Arbeitsprozesses werden. Dies gelingt vor allem durch ständige Wiederholung.

Auch hier bietet unser Methodenbaukasten eine Vielfalt an Möglichkeiten. Mit der Balanced-Score-Card lassen sich beispielsweise wichtige Kernfragen zum Erfolg eines Projekts stellen. Dabei werden vier Perspektiven aufgegriffen.

Am Ende sind es aber immer die Mitarbeitenden, die den Ausschlag hin zu einem erfolgreichen Change-Projekt geben. Und daher sollten nach jedem erfolgreich durchgeführten Change-Projekt die Erfolge auch gemeinsam gefeiert werden.

Als wir vor einem Jahr anfingen, den Methodenbaukasten in unserem Chapter zu konzipieren und sukzessive auszuarbeiten, hätten wir nicht gedacht, einen so wertvollen internen und externen Sinn stiften zu können. Unser Methodenbaukasten bietet einen entscheidenden Rahmen und einen roten Faden für Kund:innen, die firmeninterne Prozesse optimieren möchten, um mit den Herausforderungen unserer Zeit Schritt zu halten.