Zur Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit ist die Modernisierung ihrer Bestands- und Schadensysteme für Versicherungen ein zentraler Handlungsbedarf. In Konzernen gehen mit der Modernisierung häufig auch Harmonisierungsgedanken einher. Die Größe und die Komplexität eines IT-Modernisierungsvorhabens erfordern ein professionelles Projektmanagement mit Expertise, um die bestehenden Herausforderungen zu bewältigen. 

Die folgenden fünf Handlungsfelder spielen aus unserer Sicht eine wichtige Rolle im Projektsetup zur Einführung von Bestands- und Schadensystemen: 

01

Anforderungen

acterience war in einem Projekt unter anderem mit dem Thema Anforderungskonzeption betraut. Ganz klassisch sollte in diesem Projekt ein Tochterunternehmen IT-technisch näher an den Konzern heranrücken. In diesem Zuge sollte ein Großteil seiner bestehenden Systemlandschaft ersetzt werden. Die Anforderungskonzeption musste die Komplexität der künftigen in den Konzern eingebetteten Lösung berücksichtigen. 

Eine besondere Herausforderung war zum einen, dass das neue Bestandssystem im Konzern bis zu diesem Zeitpunkt unbekannt war und daher in den bestehenden Konzernumsystemen neue Schnittstellen definiert werden mussten. Zum anderen waren die bestehenden Konzernsysteme für die Mitarbeiter:innen des Tochterunternehmens neu, was in der Anforderungsdefinition einen hohen Abstimmungsaufwand und wiederkehrende Workshops erforderlich machte. 

Ziel von acterience war es, auf beiden Seiten ein Verständnis für das Zielbild zu schaffen, damit die Anforderungen in Form von User Stories so schnell wie möglich und gleichzeitig so gründlich wie nötig dokumentiert werden konnten. Ergänzend zu den User Stories wurde der künftige Sollprozess visuell und schriftlich in Confluence aufbereitet, um diesen für die Umsetzung weiterzugeben.  

02

Testmanagement & Tools

Auch für das Thema Test stand acterience dem Kunden beratend zur Seite: Nach einer Analyse der verfügbaren Tools fiel die Wahl auf Xray und darauf, den dahinter liegenden Prozess in Jira als Applikation für das → Test und Defect Management abzubilden. So konnten die Testdurchführung und das Defect Handling professionalisiert und die Transparenz in punkto Testfortschritt erhöht werden. Die Umsetzung eines automatisierten Testreporting sowie eines Steuerungs-Dashboards ermöglichten der Projektleitung ein komfortables Handling. 

Die Vorteile 

  • Ein Großteil der Projektdokumentation konnte in einem Tool abgebildet werden (Anforderungen, Testfälle, Defects). 
  • Dank Xray blieb das Testmanagement trotz der komplexen Umsystemlandschaft und deren verschiedener Releasezyklen übersichtlich. 

Eine Testautomatisierung war in diesem Projekt nicht erforderlich, da die festgelegten Testfälle lediglich im Rahmen der Umsetzung durchgeführt wurden. Für die Zeit nach dem GoLive war unsere Empfehlung, die Regressionstestfälle für Folgereleases zu automatisieren. 

Herausforderungen und Tool-Lösungen 

Herausforderungen

  • Vollständigkeit der Testabdeckung
  • Reproduzierbarkeit & Nachvollziehbarkeit
  • Revisionssichere Testdokumentation
  • Integriertes Fehlermanagement
  • Reduktion manuellen Testaufwands

Tool-Lösungen

  • Von der Umsetzungsanforderung in Confluence oder Jira zur verknüpften Testdokumentation
  • Nutzung des Test Management Tools XRAY: Teststatus in Echtzeit, Reporting per Knopfdruck, Vollständige Nachvollziehbarkeit, …
  • Nutzung der Automatisierung (z.B. TOSCA) für z. B. Regressionstests

03

Integrationsmanagement

Das Integrationsmanagement der Umsysteme haben wir im Projekt etabliert, da für die Mitarbeiter:innen künftig nicht nur die Core Insurance Lösung relevant sein würde, sondern auch Umsysteme zu den weiteren Versicherungsprozessen wie In- und Exkasso, Provision sowie Partnermanagement. 

Gemeinsame Anforderungen der Core Insurance Lösung wurden mit den Umsystemen über konzeptionelle Workshops abgestimmt. 

Für das Projekt haben wir einen Modus gefunden, der ein Commitment auf gemeinsame Quartalsmeilensteine in Anlehnung an SAFe® zuließ. Daraus ergab sich eine gewisse Stabilität in der Vorausplanung, die dem Projektcharakter Rechnung trug, und wir erhielten uns gleichzeitig innerhalb eines Quartals die Möglichkeit, die Sprints agil auszugestalten und Features neu zu priorisieren. 

Auf technischer Ebene wurde für ein Umsystem in der Anbindung technisches Neuland betreten, indem ein Webservice statt der klassischen Batchverarbeitung implementiert wurde. Vorteilhaft hierbei war, dass die Daten im Umsystem in Echtzeit für die weitere Verarbeitung zur Verfügung standen. Zudem konnten wir in den Entwicklertests aufgetretene Fehler sofort identifizieren, korrigieren und noch am selben Tag retesten. 

04

Rollen & Ressourcen 

In Modernisierungsprojekten sind die eingesetzten Rollen und Ressourcen ein wesentlicher Faktor für den Projekterfolg. Eine Systemablösung dieser Größenordnung geht nicht spurlos an einem Unternehmen und seinen Mitarbeiter:innen vorbei. Die von uns vorgeschlagenen Aktivitäten im Change Management wurden entsprechend implementiert. 

In einem ersten Schritt erfolgte eine Stakeholder Analyse, um einen Überblick über die Situation zu erhalten. Die daraus resultierenden Erkenntnisse und die von acterience vorgeschlagenen Change Maßnahmen wurden in einem Change Konzept niedergeschrieben. Die Maßnahmen umfassten klassische Newsletter und Projektinformationsveranstaltungen, aber auch die Schulungsplanung und -konzeption für die künftigen Endanwender. Ergänzende Maßnahmen, um den mit dem Transformationsprojekt einhergehenden Change auch in den Köpfen zu verankern, sind Trainings im Bereich Agilität und Design Thinking. 

 

05

Steuerung & Transparenz 

Das neue Bestandssystem musste in die komplexe Umsystemlandschaft des Konzerns integriert werden, was aufgrund der voneinander abweichenden Releasezyklen umfangreiche Steuerungsarbeit erforderte. acterience wurde in dieser Projektphase mit der Projektleitung betraut. 

Um eine bessere Transparenz über den Projektverlauf herzustellen und eine straffe Projektsteuerung zu demonstrieren, haben wir die folgenden Elemente umgesetzt: 

  • Erweiterung des agilen Backlogs: Die agile Entwicklung hatte sich bis dahin größtenteils auf Features fokussiert. Mit Übernahme der Projektleitung haben wir auch solche Themen agil als Stories und Epics abgebildet, die keine Entwicklungsfeatures waren, z.B. Schulung, GoLive-Vorbereitung, Übergabe in die Linie, etc. So konnte im Sinne einer hybriden Projektsteuerung mit Jira ein übergreifender Zeitplan erstellt werden. 
  • Fokus auf das MVP (Minimum Viable Product): Das entstandene Backlog wurde sauber strukturiert und priorisiert, um ein Schneiden der Arbeitspakete nach MVP, erweiterten Features und zukünftigen Verbesserungspotentialen zu ermöglichen. Auf diese Weise ergab sich ein konkreteres Bild der zu erwarteten Features in Hinblick auf den GoLive. 
  • Agile Prognose: das klassische Projektmanagement braucht Informationen über die erwarteten Kosten und die benötigte Zeit zur Umsetzung, während in agilen Projekten mit Story Points gearbeitet wird. Um dem Management die gewünschte Transparenz zu verschaffen, wurden die Story Points in Hinblick auf Zeit und Kosten bewertet. 

Die Modernisierung von Bestands- und Schadensystemen kann Versicherungen gut gelingen, wenn das richtige Team für das Vorhaben an Board ist. Zur Bewältigung der Herausforderungen in der IT-Modernisierung unterstützt acterience mit Professionalität, Engagement und operativem Pragmatismus in den relevanten fünf Handlungsfeldern. Durch ein hybrides Projektsetup werden alle Voraussetzungen geschaffen, den Scope auch noch spät im Prozess schnell und flexibel auf inhaltliche Änderungen anzupassen und das Projekt erfolgreich abzuschließen. 

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