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Hybride Workshop Kollaboration – die veränderte Zusammenarbeit in Workshops erfolgreich meistern

12. November 2022

Vor der Pandemie wurde in vielen Unternehmen vor Ort, also in Präsenz, zusammengearbeitet und für Workshops reisten die Teilnehmer:innen teils extra an. Dies hat sich während der Pandemie stark verändert: wo es möglich war, wurde die Zusammenarbeit remote fortgesetzt und durch digitale Tools unterstützt. Die Pandemie hat dazu beigetragen, dass sich Zusammenarbeitsmodelle verändert und sich neue Formen etabliert haben. An vielen Stellen entwickeln sich hybride Modelle, die beide Arbeitsweisen vereinen und auch die Zusammenarbeit in Workshops verändern.

Was bedeutet hybride Workshop Kollaboration und
was sind die Erfolgsfaktoren?

Hybride Workshop Kollaboration ist eine unabhängige Form der Teamarbeit, bei der Teammitglieder teils im Büro und teils außerhalb des Büros, also hybrid, für einen Workshop zusammenkommen. Damit die Zusammenarbeit in dieser Form erfolgreich sein kann, ist es wichtig, den richtigen Rahmen zu schaffen. Der Initiator/ die Initiatorin des Workshops sollte den Teilnehmer:innen die Freiheit lassen, selbst zu entscheiden, von wo aus sie teilnehmen. Hierfür ist Vertrauen auf Seiten des Initiators/ der Initiatorin in die Teilnehmer:innen erforderlich, dass diese sich auf die hybride Form der Zusammenarbeit einlassen und auch in dieser Workshop-Konstellation im Team gut zusammenarbeiten.

Kollaboration geht aber über die reine Zusammenarbeit hinaus: Alle Teilnehmenden im Workshop sind daran interessiert, zusammen ein Ergebnis zu erreichen. Sie arbeiten nicht nebeneinanderher oder einander zu, sondern es ergibt sich ein Synergie-Effekt.

Erfolgsfaktor 1:
Beziehungsebene

Bei einem Workshop, ob in Präsenz oder remote, ist neben der Sachebene die Beziehungsebene entscheidend für den Erfolg. Die Workshop-Inhalte können noch so gut vorbereitet sein, wenn kein Teamgefühl aufkommt, droht der gesamte Workshop zu scheitern. Während sich die Teilnehmenden vor Ort in die Augen schauen, Reaktionen wahrnehmen und aufeinander eingehen können, ist dies in der hybriden Form eine echte Herausforderung. Um die Beziehungsebene in hybriden Workshops zu stärken, können Methoden wie Bildkarten unterstützten. Zudem sollte ausreichend Zeit eingeplant werden, in der sich die Teilnehmer:innen kennenlernen können. Erst wenn diese untereinander eine Beziehung aufgebaut haben, entsteht ein Teamgefühl. Danach können dann auch Tools und Methoden zum Einsatz kommen und zum Erfolg beitragen.

Erfolgsfaktor 2:
Tools und Technik

In hybriden Workshops kommt weitaus mehr Technik zum Einsatz als bei einem “klassischen” Workshop. Diese muss vorab eingerichtet und getestet werden.

Damit sich die Teilnehmenden sehen können und um Arbeitsergebnisse zu teilen, ist es in hybriden Workshops sinnvoll, zwei Kameras einzuplanen. Eine Kamera ist auf die Teilnehmer:innen vor Ort gerichtet, sodass alle Remote-Teilnehmer:innen die Personen im Raum sehen können, zudem werden die Remote-Teilnehmer:innen auf einem Bildschirm angezeigt. Während der Arbeiten an einzelnen Themen kann leise Musik beide Welten noch besser verbinden und das Teamgefühl unterstützen.

Des Weiteren sollten Methoden, die im Workshop Anwendung finden, sowohl auf die Teilnehmenden in Präsenz als auch auf die Remote-Teilnehmer:innen ausgelegt sein/ für diese anwendbar sein und bei Bedarf analog als auch digital vorbereitet werden. Mittels Kollaborationstools, wie beispielsweise miro, lassen sich die Ergebnisse der Remote-Teilnehmer:innen auf dem Bildschirm zeigen während Ergebnisse vor Ort über die Kamera-Funktion geteilt werden können.

Um das Maximale aus dem Workshop herauszuholen, ist die Konsolidierung und anschließende Dokumentation aller Ergebnisse durch den/ die Moderator:in erforderlich. Alle Inhalte müssen analog oder digital zusammengeführt und den Teilnehmer:innen zur Verfügung gestellt werden. Insbesondere bei hybriden Workshops lohnt es sich, mehr Zeit und Gedanken in die Vorbereitung und in die technische Umsetzung zu stecken.

Neben Tools und Technik, sind aber auch spezifische Moderations-Skills notwendig.

Erfolgsfaktor 3:
Moderations-Skills

Aufgrund der Dynamiken, die sich in einem hybriden Workshop-Format ergeben, benötigt der/ die Moderator:in viel Fingerspitzengefühl. Es ist wichtig, alle Teilnehmer:innen einzubinden zum Beispiel durch aktives Nachfragen. Fragen wie “Wie siehst du das?” oder “Hast du eine andere Meinung” können helfen, den Anschluss aller sicherzustellen.

Darüber hinaus ist es Aufgabe des Moderierenden, die Reaktionen aller Teilnehmer:innen immer im Auge zu behalten, zu beobachten und ggf. darauf einzugehen. Niemand sollte übergangen werden, sonst droht, dass sich die Person zurückzieht und gute Ideen im Workshop ggf. zurückhält.

Fazit

Hybride Kollaboration in Workshops ist nicht so leicht zu organisieren, aber es ist möglich, wenn der/ die Moderator:in gut vorbereitet ist und sich die Teilnehmenden darauf einlassen. Die hybride Form der Kollaboration sollte als Chance und nicht als Engpass für den Erfolg eines Workshops gesehen werden.

Ein Vorteil von hybriden Workshops: Aufgrund der Flexibilität des Arbeitsortes ist eine schnellere Terminfindung möglich, denn die freie Zeit im Kalender steht ohne Planung der An- und Abreise zur Verfügung. Darüber hinaus fallen keine Reisekosten an, wenn die Teilnehmer:innen remote zugeschaltet sind und nicht zum Workshop-Ort reisen.

Aus unserer Sicht ist es wichtig, die positiven Aspekte beider Modelle zu nutzen und gleichzeitig die negativen Einflüsse zu minimieren, damit die hybride Workshop Kollaboration erfolgreich integriert werden kann. Bis sich neue Formen mit Hologrammen oder 3D-Brillen für Workshops etabliert haben, wird es wohl noch ein bisschen dauern. Bis dahin haben wir 3 Take-aways für eine erfolgreiche hybride Workshopgestaltung:

1

Funktionierende Technik, d.h. eine Kamera im Raum vor Ort, um die Teilnehmer zu zeigen und eine Kamera gerichtet auf die Ergebnisse an Flip Charts oder Planwänden sowie ein Lautsprecher.

2

Ein Bildschirm zum Anzeigen der Ergebnisse sowie passende Kollaborationstools, wie z.B. miro.

3

Hervorragende Moderations-Skills des Moderators/ der Moderatorin und ggf. ein Co-Facilitator, der den/ die Trainer:in oder Moderator:in unterstützt.