Seit einigen Jahren begleiten wir auch Organisationen aus dem öffentlichen Sektor erfolgreich bei der Umsetzung ihrer Projektvorhaben und bauen unseren Kundenstamm und unsere Projekterfahrung in diesem Bereich stetig aus.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen einen Überblick über unsere Beratungsschwerpunkte im öffentlichen Sektor geben und wie Organisationen der öffentlichen Hand von unserer Erfahrung in der Automotive und Insurance Branche profitieren.

Eine eingehende Analyse hat uns gezeigt, dass viele der Beratungskompetenzen von acterience auch im öffentlichen Bereich Anwendung finden und wir unsere Projekterfahrungen aus anderen Branchen gewinnbringend für unsere Kunden aus dem öffentlichen Sektor einsetzen können. Im Schwerpunkt haben wir vier Themenbereiche identifiziert, auf die wir nachfolgend eingehen.

^Übersicht

01 Digitalisierung von Verwaltungsprozessen: Effiziente Bearbeitung von Bürgeranliegen

Die Digitalisierung bedeutet für den öffentlichen Sektor nicht nur die Einführung neuer Technologien, sondern auch die Transformation von Verwaltungsprozessen um Bürgern zeitgemäße und effiziente Dienstleistungen zu bieten.

Der ganzheitliche Ansatz zum Geschäftsprozessmanagment, den acterience branchenübergreifend einsetzt, findet auch bei unseren Kunden aus dem öffentlichen Sektor Anwendung. Dieser Ansatz reicht von der Prozessaufnahme bis hin zur Beschreibung konkreter Funktionsanforderungen für die Digitalisierung der einzelnen Prozesse.

Ausgehend von der Prozesslandkarte, die uns als Gesamtübersicht und Orientierung dient, visualisieren wir die einzelnen Prozesse. Darüber hinaus ermitteln wir entsprechende Prozesskennzahlen, wie die Durchlaufzeit oder Prozesszeit einer Aufgabe und leiten Maßnahmen ab, um die Prozesse auf Basis dieser Kennzahlen zu verbessern. Darauf aufbauend übersetzen wir die Prozesse in konkrete Anwendungsfälle für die Nutzer, um erste Schritte in Richtung Prozessdigitalisierung zu gehen. Dieses Vorgehen findet ebenfalls Anwendung, wenn es darum geht bestehende Systeme und Abläufe zu verbessern oder wenn durch sich verändernde Aufgaben oder Umstrukturierungen neue Prozesse und Abläufe definiert werden müssen.

02 Flexibles und kundenzentriertes Projektmanagement: Erwartung und Bedürfnisse von Kunden erfüllen

Angesichts der sich verändernden Bedürfnisse und Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger sowie dem fortschreitenden Grad der Digitalisierung, steht der öffentliche Sektor in Deutschland vor der Notwendigkeit, seine Kundenorientierung und Flexibilität zu stärken.

Hier kann es aus unserer Sicht Sinn machen, auch agile oder hybride Ansätze in das bestehende Projektmanagement zu integrieren. Durch ihre iterative Natur ermöglichen agile Ansätze eine kontinuierliche Anpassung an die Bedürfnisse der Kund:innen sowie eine schnellere Reaktion auf sich ändernde Anforderungen. Sie fördern zudem die Einbindung unterschiedlicher Interessensgruppen in den Entwicklungsprozess von Dienstleistungen und fördern eine transparentere Kommunikation. Bei der Umsetzung können unterschiedliche Rahmenwerke, wie zum Beispiel Scrum, SAFe oder OKR (Objectives und Key Results) Anwendung finden.

Als Experten für die Einführung und Anwendung dieser Methoden, können wir eine zielgerichtete Adpation von agilen Methoden auf die organisatorischen Rahmenbedingungen des öffentlichen Sektors anwenden. Speziell mit dem OKR-Ansatz konnten wir bereits gute Erfahrung sammeln. Dieser dient dazu, in kürzeren Zyklen zu planen und sich auf eine kleinere Anzahl von Zielen zu fokusieren, die in einem Zeitraum erreicht werden sollten.

03 Konzepte für effiziente Prozesse: Organisationsuntersuchung und -entwicklung auf Basis der Organisationshandbuchs des Bundes

Anpassungen an Prozessen und Arbeitsweisen bedeuten häufig auch Anpassungen an bestehenden Aufgaben bis hin zu Änderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation. Zudem bedingt unter anderem der aktuelle Fachkräftemangel, dass bestehende Aufgaben durch weniger Personal bearbeitet werden können, was Konzepte für eine effizientere Abarbeitung erfordert.

Unsere Erfahrung mit der Anwendung des Organisationshandbuchs des Bundes hat gezeigt, dass die dort vorgeschlagenen Vorgehen, wie eine Aufgabenkritik, teils andere Namen haben, aber das Vorgehen und die Inhalte viele Überschneidungen zu Methoden und Vorgehensweisen aufweisen, die auch in anderen Branchen erfolgreich angewendet werden. Insbesondere die Werkzeuge der Prozessanalyse und -optimierung sind für Anwendungsfälle im Rahmen der Untersuchung bestehender Aufgaben sehr gut einsetzbar.

04 Change Management: Mitarbeitende durch Veränderungsprozesse begleiten und leiten

Die zuvor genannten Inhalte bringen häufig eine Veränderung für die Mitarbeitenden und die Organisation mit sich. Neue Aufbau- und Ablauforganisationen verbunden mit veränderten Arbeitsweisen, Tools und Interaktionen können zu Unsicherheit oder Widerständen führen.

Dieser Herausforderung begegnen wir mit einem bereits zu Projektstart beginnenden, zielgerichteten Change Management, welches u.a. strategische Maßnahmen, Kommunikation und die Einbindung aller Interessensgruppen beinhaltet.

Gemeinsam analysieren wir mittels einer Change Impact Analyse und eines Change Readiness Assessments, wie hoch der Grad der Veränderung für Ihre Organisation ausfällt und wie weit Sie aktuell vom definierten Zielbild entfernt sind. Auf Basis der Ergebnisse definieren und priorisieren wir verschiedene Change Maßnahmen, die auf vorab definierte Bereiche abzielen, wie beispielsweise die Change-Vision und Mitarbeitendenstrategie, die kulturelle Entwicklung oder das Führungskräfte-Commitment und -Engagement.

Mit den Maßnahmen, die wir strukturiert in einer Roadmap abbilden, unterstützen unsere Change Management Expert:innen Sie bei der Umsetzung der Maßnahmen und begleiten Ihre Organisation sicher durch den Veränderungsprozess.

Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen oder haben Sie Fragen zu unseren Beratungsleistungen für den öffentlichen Sektor? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!

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