In einem zunehmend regulierten und wettbewerbsintensiven Energiemarkt sind EU-Ausschreibungen für öffentliche Energieversorger nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, Effizienzgewinne und strategische Partnerschaften zu realisieren. Die Durchführung solcher Ausschreibungen stellt jedoch eine zentrale Herausforderung dar. Diese komplexen Prozesse erfordern nicht nur die Einhaltung der strengen Vorgaben der Sektorenverordnung (SektVO), sondern auch eine präzise Erfassung und Darstellung aller Anforderungen und Kosten.
Übersicht
Die Bedeutung der Sektorenverordnung: Rechtliche Rahmenbedingungen verstehen
Die Sektorenverordnung (SektVO) definiert die rechtlichen Rahmenbedingungen für Vergaben im Bereich der Energie-, Verkehrs- und Wasserwirtschaft sowie im Postsektor. Öffentliche Energieversorger müssen diese Vorschriften genau einhalten, insbesondere bei der Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen. Der Netto-Schwellenauftragswert für die Notwendigkeit einer EU-Ausschreibung liegt ab dem 01.01.2024 bei 443.000 Euro. Die Schwellenwerte werden alle zwei Jahre durch die Europäische Kommission angepasst.
Besonders anspruchsvoll sind bei der Durchführung einer EU-weiten Vergabe fünf zentrale Herausforderungen, die nachstehend kompakt betrachtet werden.
Fünf zentrale Herausforderungen bei EU-Ausschreibungen im öffentlichen Energiebereich
Die Konzeption und Durchführung einer EU-Ausschreibung ist ein mehrstufiger Prozess, der verschiedene Herausforderungen mit sich bringt. Fünf zentrale Herausforderungen lassen sich dabei identifizieren:
01 Komplexität der Anforderungen
Die Erfassung und Spezifizierung aller technischen und funktionalen Anforderungen ist eine wesentliche Herausforderung. Dies erfordert umfassendes Fachwissen und eine enge Abstimmung mit den relevanten Fachbereichen und Stakeholdern. Insbesondere müssen innovative Technologien und Nachhaltigkeitsaspekte berücksichtigt werden, die zunehmend in Ausschreibungen gefordert werden.
02 Rechtliche und regulatorische Hürden
Die strengen Vorgaben der SektVO müssen eingehalten werden. Fehlerhafte Interpretationen oder Versäumnisse können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Aus diesem Grund ist eine enge und kontinuierliche Abstimmung mit der internen Rechtsabteilung oder Vergabestelle unabdingbar. Ein weiteres Beispiel für eine rechtliche Herausforderung ist die korrekte Bewertung von Ausschreibungen im Hinblick auf die Einhaltung der EU-Vergaberichtlinien, um spätere Beanstandungen und Anfechtungen zu vermeiden.
03 Kostenkalkulation und Budgetplanung
Eine transparente und realistische Kostenkalkulation ist für den Erfolg einer Ausschreibung unerlässlich. Diese umfasst sowohl die Kosten für die Initiierung und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen als auch die Kalkulation des Ausschreibungsvolumens. Ein häufiger Fehler ist es, die indirekten Kosten zu unterschätzen, die im Zusammenhang mit der Ausschreibung entstehen können, wie zum Beispiel für notwendige Änderungen in der Projektplanung.
04 Interne Abstimmungsprozesse
Häufig wird der Zeitbedarf für die notwendigen internen Abstimmungen unterschätzt. Die Initiierung und Durchführung einer EU-Ausschreibung bedeutet einen zusätzlichen Zeitaufwand, welcher parallel zum Regelbetrieb anfällt. Dieser zeitliche Engpass kann zu Verzögerungen und damit zu Risiken in der Umsetzung führen. Es ist entscheidend, frühzeitig eine klare Kommunikation und effektive Koordination zwischen allen Beteiligten sicherzustellen.
05 Marktkenntnis und Anbieterbewertung
Die Auswahl des passenden Anbieters erfordert eine fundierte Marktkenntnis und eine strukturierte und vergleichbare Bewertung der Angebote, um einen geeigneten Dienstleister auszuwählen. Dabei kann künstliche Intelligenz unterstützen, eine präzise Analyse und Vergleichbarkeit der Angebote zu ermöglichen.
Zeitplan:
Von der Initiierung bis zur Vergabe
Die Durchführung einer EU-Ausschreibung erfordert eine sorgfältige Planung. Die Dauer einer solchen Vergabe hängt dabei von vielen Faktoren ab. Basierend auf Erfahrungswerten lässt sich festhalten, dass ein Zeitraum von 6-8 Monaten für eine erfolgreiche Durchführung zu veranschlagen ist. Nachfolgend ist eine exemplarische Timeline dargestellt, welche die Initiierung bis zur Vergabe abdeckt:
Gleichzeitig ist die Bildung eines interdisziplinären Kernteams erforderlich, um die Ausschreibung erfolgreich zu konzipieren und durchzuführen. Eine klare Rollenverteilung und eine strukturierte Zusammenarbeit sind entscheidend, um die Herausforderungen effizient und effektiv zu bewältigen. Die Zusammensetzung und Größe des Teams richtet sich nach dem Inhalt und avisierten Vergabevolumen der Ausschreibung.
Was wir Tun:
Beratungsleistungen von acterience
Um die zuvor ausgeführten Herausforderungen strukturiert anzugehen, arbeiten wir mit unseren Kunden Hand in Hand bei der Konzeption und Durchführung von EU-Ausschreibungen im öffentlichen Energiebereich. Unser Beratungsansatz umfasst dabei:
- Initialberatung und Bedarfsanalyse
Zu Beginn steht eine detaillierte Analyse der Anforderungen im Vordergrund, um eine Roadmap für die Ausschreibung zu entwickeln. Diese Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für eine strategisch fundierte und zielgerichtete Ausschreibung. - Projektmanagement und Koordination
Mit unserer Expertise im Projektmanagement unterstützen wir im Rahmen der Projektleitung bei der termingerechten Durchführung der Ausschreibung. Eine Hauptaufgabe ist dabei die Parallelisierung der Ausschreibungsprozesse neben den Aufgaben im laufenden Betrieb, um mögliche Verzögerungen weitestgehend zu vermeiden.
- Konzeption und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
Wir helfen bei der präzisen Definition der technischen Spezifikationen und der Erstellung und Prüfung der Leistungsbeschreibung. Gleichzeitig stellen wir einen engen Austausch mit den notwendigen Fachbereichen, Stakeholdern und Prüfstellen sicher. Dies gewährleistet, dass alle Anforderungen korrekt und vollständig erfasst werden. - Kostenkalkulation und Budgetplanung
Durch Schätzworkshops erstellen wir eine realistische Kostenkalkulation für die benötigten finanziellen Mittel, basierend auf den zuvor systematisch erhobenen Anforderungen. Gleichzeitig unterstützen wir bei der Bewertung und Prüfung möglicher Angebote, um sicherzustellen, dass die Ausschreibung im Rahmen des Budgets bleibt.
Die Durchführung einer EU-Ausschreibung im öffentlichen Energiebereich ist ein komplexer Prozess, der fundiertes Fachwissen und eine präzise Planung erfordert. Mit unserer Expertise helfen wir Ihnen bei der erfolgreichen Planung und Durchführung.
Stehen Sie vor der Herausforderung, eine EU-Ausschreibung durchzuführen oder haben Sie Fragen zu unseren Beratungsleistungen in der Energiewirtschaft? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.
Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!
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