Prozessschritte und limitierende Faktoren

Jede Tätigkeit oder Aufgabe beinhaltet einen gewissen Arbeitsablauf, vom einfachen “To Do”, “in Arbeit” und “erledigt” bis hin zu klaren physischen Abläufen, die den Workflow sichtbar machen.

Betrachtet man beispielsweise die Prozessschritte, die beim Pizzabacken anfallen, ergeben sich mehrere aufeinanderfolgende Abläufe, beginnend mit den Prozessschritten “Teig formen” und “Teig belegen”, gefolgt von “in den Ofen schieben” und “im Ofen backen”. Der Ofen stellt hier einen limitierenden Faktor dar: Es kann erst dann eine neue Pizza nachgeschoben werden, wenn die vorherige fertig gebacken wurde.

Anhand dieses Beispiels lassen sich der physische Prozess als auch der limitierende Faktor einfach darstellen. In unserer Büroarbeitswelt sind diese etwas schwieriger zu greifen, doch auch hier gibt es limitierende Faktoren, wie bspw. unsere Konzentrationsspanne oder die Fokussierung auf eine bestimmte Tätigkeit. Insbesondere die moderne Arbeitswelt überhäuft uns zeitgleich mit E-Mails, Chat-Nachrichten und Besprechungen und hinterlässt teils das Gefühl, alles gleichzeitig erledigen zu müssen. Dass dieses Multitasking jedoch sehr ineffizient ist, haben diverse Studien, u. a. von der Stanford University¹, untersucht und nachgewiesen.

Aufgaben mittels Kanban strukturieren

Um dem Multitasking entgegenzuwirken, kann die Kanban-Methode helfen, deren zentraler Bestandteil das Kanban Board ist. Bei Kanban wird das Pull-Prinzip angewendet und kann mithilfe von Work-in-Progress (WIP) Limits umgesetzt werden. Dabei werden die zu erledigenden Aufgaben im Sinne eines “Hol-Prinzips” erledigt, wenn Kapazität dafür vorhanden ist. Das Work-in-Progress Limit begrenzt die Anzahl an Aufgaben, die in einem Status bearbeitet werden können. Durch das Kanban Board wird der Prozessfluss der Aufgabenbearbeitung transparent dargestellt, indem für die einzelnen Prozessschritte Spalten generiert werden. Die Aufgabe an sich wird dann entlang des Prozessflusses, je nach Bearbeitungsstand, bis zum Abschluss “geschoben”. Dadurch, dass jeder Prozessschritt mit einem WIP Limit belegt werden kann, kann in diesem Fall eine weitere Aufgabe erst dann nachgezogen werden, wenn die bisherigen Aufgaben erledigt sind, ähnlich des oben genannten Beispiels mit dem Pizzaofen.

Die Vorteile von Kanban

Im Vergleich zur klassischen Liste offener Punkte (LOP) hat das Kanban Board vor allem zwei Vorteile:

Neben der Betrachtung der Aufgaben kann das Kanban Board darüber hinaus dazu dienen, den Prozess zu beleuchten und dessen Ablauf zu verbessern.